在香港注冊的有限公司，都需要根據(jù)香港公司法委任董事及公司秘書，以便履行公司的法定責任，及維持公司基本的運作。

公司秘書乃法定職位，其職務包括向公司注冊處申報有關公司的結(jié)構(gòu)、任何主要人事的變動；亦需為董事局擬備公司的會議議程、籌備周年股東大會及對相關的法定條例提供專業(yè)咨詢。

一、秘書的任職資格

公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體。

（1）若為個人，該人必須經(jīng)常居住于香港；

（2）若為法人團體，該法人團體必須在香港有注冊地址或營業(yè)地點。

上市公司對秘書的要求較為嚴格。上市公司的秘書必須是個人而非法人團體，而且該人必須是英國特許秘書及行政人員公會香港分會會員、律師、大律師或?qū)I(yè)會計師，而且必須得到聯(lián)合交易所認可其在學術(shù)及專業(yè)資格方面足以履行其職責。

根據(jù)法例，公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身分。當一份檔應由董事和秘書聯(lián)合簽署時，具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。

二、秘書的責任

公司秘書的責任取決于其與公司的安排。一般來說，秘書應確保公司的運作符合公司條例的要求。公司秘書通常有以下幾項責任:

（1） 參加股東大會和董事會，編寫會議記錄；

（2）在董事會的指示下，發(fā)通知給有權(quán)出席股東大會和董事會的所有人員；

（3）秘書有時應加簽檔和蓋章；

（4）處理股權(quán)轉(zhuǎn)讓事宜；

（5） 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊；

（6）按規(guī)定向公司注冊處提交有關文件， 例如年度報表，更改董事或股東的通知等。

擴展資料：

秘書需要有以下五方面的能力：

1、多元化才能

秘書應用懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能。

2、組織能力

秘書應當是一個組織者，她要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，她還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。

3、溝通能力

秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關系。

4、獲取新知識的能力

秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，她需要跟上計算機應用的發(fā)展步伐。

5、團隊合作能力

秘書要參加到許多實際項目中去，她需要收集信息，需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是秘書工作的一個關鍵部分。